In plaats van een papieren formulier invullen, kunnen werknemers nu een digitaal en dynamisch formulier invullen na laswerkzaamheden op het spoor. RailApp introduceerde onlangs een verbeterd, dynamisch lasregistratieformulier in de app, wat de afhandeling van werkzaamheden aanzienlijk versnelt.

Een lasregistratie is de verzameling van alle uitgevoerde laswerkzaamheden tijdens de desbetreffende lassessie. Michel Donker, uitvoerder Lasafdeling van Strukton, heeft meegeholpen met het bedenken van het dynamisch formulier in de RailApp. “Dit was een van de laatste dingen op dit gebied die nu volledig digitaal gaan”.

Gegevens sneller binnen

Het grootste voordeel is volgens Donker de snelheid. “De gegevens zijn veel sneller binnen. Als we vannacht bezig zijn geweest, heb je gelijk volgende ochtend de registratie binnen en kan de facturatie afgehandeld worden. Voordat dit digitaal ging, waren met een beetje mazzel eind van de week, maar vaak ook de week erop pas de papieren binnen, en kon de facturering vaak 2-3 weken later pas in gang gezet worden”, zegt Donker.

In 2019 is hiermee begonnen: samen met de lasafdeling van VolkerRail en nog een aantal partijen werd de digitale lasregistratie in eerste instantie nog even statisch ingericht. Dat was de eerste stap richting meer efficiëntie. Bij dit statische formulier moest elke medewerker de hele lijst aan vragen beantwoorden, of deze nou relevant waren of niet. Dit is nu dynamisch gemaakt, waar Strukton als eerste gebruik van maakt. De medewerker hoeft dus alleen de vragen te beantwoorden die van toepassing zijn, en de mogelijke antwoorden zijn beperkt tot de daadwerkelijke mogelijkheden. Dit voorkomt fouten en verhoogt de gebruiksvriendelijkheid voor de medewerkers buiten, aldus RailApp.

“Bij thermietlassen kun je dan gelijk doorklikken en aangeven om welk profiel het gaat, welke kwaliteit en is het zo eenvoudiger ingevuld”, licht Donker toe.

Door de ontwikkeling van dit formulier is RailApp flexibeler geworden in het maken van verschillende dynamische formulieren. Zoals het Lasregistratieformulier, Activiteitenformulier en Storingsformulier. Deze formulieren worden tijdens de dienst ingevuld, kunnen tussentijds worden opgeslagen en aan het einde ondertekend en verstuurd. Dit maakte een einde aan de papieren registratieformulieren die kwijt raakten, onleesbaar waren of te laat werden ingediend.

Alle soorten laswerkzaamheden

“We kunnen op een heldere eenduidige manier de formulieren gelijk invullen, wat direct in de cloud geüpload wordt. De klant kan ze hierdoor gelijk inzien”, zegt Harry Kampinga van RailOk B.V, leverancier van personeel voor laswerkzaamheden. RailOK werkt voor de grote spoorinfrabedrijven, zoals Asset Rail, VolkerRail, Strukton en BAM, en maakt al sinds enkele jaren gebruik van het digitale lasregistratieformulier met RailApp, maar nog niet met de dynamische variant.

“Het mooie is dat het formulier door RailApp elke keer verbeterd wordt, eerst was het ook alleen thermietlassen, en nu ook voor lijmlassen en bekistlassen”, zegt Kampinga. Daar kan vervolgens de hele markt weer gebruik van maken. Oppervlaktelassen, ook wel oplassen genoemd, zit nu ook in het dynamische formulier en gaat RailOK dan ook gebruiken. “Dan krijg je een tekeningetje van een wissel te zien en kun je aangeven wat je daar aan gedaan hebt.” Het nadeel van papieren lasregistratie was dat papieren ook wel eens afgegeven aan iemand anders, het kan kwijtraken, en het soms moeilijk leesbaar was door een onduidelijk handschrift.”

De opdrachtgever kan ook gegevens alvast invullen. “Bij VolkerRail zetten zij alle gegevens in de uitvraag via RailApp wat dus feitelijk gelijk de werkorder is, daardoor hoeft onze medewerker die wij aan Volker leveren niet alles nog een keer over te typen maar alleen zijn gerealiseerde lassen in te vullen bij zijn dienst in de App”, aldus Kampinga.

Wat Kampinga qua digitalisering nog graag zou zien is het kunnen toevoegen van metingen van gemaakte lassen. “Dat zou kunnen als aanhangsel van het lasregistratieformulier, waarmee het in de app makkelijk terug te vinden is.”

Lees ook:

• Waardering voor planningsapplicatie RailApp leidt tot lancering InfraApp
• Financiële module voor planningsapplicatie RailApp maakt proces nog completer
• RailApp digitaliseert inhuur spoorwerkers
• Afdeling Strukton Rail start met RailApp voor het inplannen van inhuurkrachten
• VolkerRail digitaliseert inhuurproces met RailApp