Interview

Financiële module voor planningsapplicatie RailApp maakt proces nog completer

RailApp introduceerde eerder dit jaar een zogeheten financiële module voor zijn online planningsapplicatie voor de spoorsector. Met die module kunnen railbedrijven en spoorwegprofessionals via het inhuur- en verhuur platform direct na een opdracht een kostenspecificatie genereren. Daarmee wordt het proces dat RailApp faciliteert volgens medeoprichter Rico Perdon nog completer.

Voor spoorbedrijven die personeel inplannen of op zoek zijn naar inhuurpersoneel, zzp’ers of ander personeel beschouwt RaillApp deze financiële module als het sluitstuk van het Purchase2Pay proces, terwijl het voor leveranciers onderdeel is van hun Order2Cash proces.

“Via RailApp konden de partijen al wel zien wat de klus inhield, waar deze plaats zou hebben en op welk moment. Daarnaast was het mogelijk om een tijdregistratie bij te houden en na afloop van de dienst een digitale E-Werkbon te laten ondertekenen, maar daar hield het mee op. De gebruikers haalden dan de data er uit via CSV/XLS om te verwerken. Maar laat het verwerken daarvan tot facturen, dan wel een inkoopfactuur of een verkoopfactuur, vaak in Excel, nou net een omslachtig proces zijn”, zegt Perdon over de reden om een financiële module toe te voegen.

Met de nieuwe module komen de bedrijven zelf achter de knoppen te zitten en kunnen zo bijvoorbeeld invoeren wat er gerekend kan worden voor werk overdag, ’s nachts of in het weekend. Daarmee hebben bedrijven voor de leverancier direct een kostenspecificatie als onderbouwing. Die leverancier kan in zijn app-omgeving hetzelfde doen en als beide partijen alles goed invoeren, komt er na de druk op de knop aan beide kanten hetzelfde bedrag uit.

Financiële afdeling snappen precies wat de voordelen zijn

De financiële module voor RailApp was al langer een idee vanuit RailApp maar om het nu concreet te ontwikkelen is het resultaat van een vrij duidelijke wens vanuit de markt. Perdon geeft aan dat uit gesprekken met klanten vaak bleek dat inkoopopdrachten en facturen maken tijdrovend was. “Ook met het gebruik van RailApp met alle voordelen was er nog van alles nodig om een factuur te generen compleet met alle specificaties. Tegelijkertijd zagen wij ook dat het proces dat we via de app aanbieden, nog niet compleet was”.

Inmiddels zijn de eerste bedrijven al aan de slag met de financiële module van RailApp. Die klanten heeft RailApp bijgestaan met de implementatie zodat alle instellingen direct goed staan, zegt business consultant Walter Brusse, die bij klanten over de vloer komt.

“Zeker als je met goed ingevoerde mensen van de financiële afdeling te maken hebt, heb je eigenlijk aan een presentatie van 5 minuten al voldoende. Die snappen precies wat het allemaal betekent en zijn vaak gelijk verkocht, omdat ze direct door hebben hoeveel tijd er te besparen valt”.

Aan de kant van de leveranciers merken Perdon en Brusse dat met name de zelfstandigen vaak nog wel wat meer uitleg nodig hebben om hen over de streep te trekken. “Maar ook voor hen kan het uren in de week schelen qua tijd en wellicht ook qua boekhoudkosten”, zegt Perdon.

Gebruik van RailApp in de lift

Hoewel het een handige toevoeging is, heeft de financiële module nog niet direct een stuwende werking gehad voor het gebruik van RailApp in het algemeen. Daar is het de sector niet naar, legt Perdon uit.

“Ons product wordt steeds completer en steeds meer partijen raken overtuigd dat dit ze enorm kan helpen en de financiële module is daar een onderdeel van. Maar dit soort trajecten vergen gewoon tijd totdat de klant steeds meer urgentie voelt om echt te gaan digitaliseren op het gebied van dit soort operationele processen. Onze relatief nieuwe klanten hebben het destijds wel als pluspunt gezien. Dat gezegd hebbende, voor zowel de wat grotere bedrijven zoals opdrachtgevers, de kleinere bedrijven, zoals personeelsleveranciers maar ook aan de kant van de zzp’ers zien we over de jaren heen wel een enorme groei in het gebruik van RailApp.”

Bekijk de video voor meer informatie over RailApp

‘Beschikbaarheidsmodule geef meer zekerheid dan email of WhatsApp-bericht’

Perdon ziet ook dat bedrijven in deze tijden van grote krapte op de arbeidsmarkt en een enorme werkopgaaf voor de spoorsector dat de klanten RailApp nog meer op waarde weten te schatten. Dan gaat het met name om de zogeheten beschikbaarheidsmodule.

“Juist in tijden van schaarste willen opdrachtgevers hun capaciteit al ver van te voren vastleggen. Daarbij wil bijvoorbeeld een planner of werkvoorbereider er zeker van zijn dat dit ook echt gelukt is. RailApp biedt dan meer gemoedsrust dan bijvoorbeeld een bevestiging per e-mail, een ingevuld Excel sheet of een berichtje via WhatsApp.”

Bedrijven kunnen daarnaast precies zien wie er beschikbaar is, voor welke werkzaamheden ze bevoegd zijn en hen direct uitnodigen. Leveranciers, op hun beurt, kunnen precies aangeven op welke dag ze nog kunnen leveren en bij een pushbericht gelijk een klus aannemen.

”

De volgende stap voor de financiële module is de koppeling met programma’s zoals WeFact, Exact, Unit4, SAP, Oracle, zodat de informatie uit RailApp zo de boekhouding binnenloopt. Dat moet de positie van RailApp niet alleen op de Nederlandse markt versterken maar het bedrijf ook helpen in Duitsland, Oostenrijk en elders in Europa waar ook deze behoefte enorm toeneemt om het dagelijkse operationele inhuurproces van A tot Z te digitaliseren.

Nieuwsgierig geworden? RailApp is een van de exposanten op RailTech Europe 2022. Klik hier voor meer informatie en registratie. 

Auteur: Nick Augusteijn

Reageer ook

Nog maximaal tekens

Log in via een van de volgende social media partners om je reactie achter te laten.