RailApp digitaliseert inhuur spoorwerkers
“Veel minder gedoe met mail, papier en telefonisch contact, het helpt bij het up-to-date houden van de certificering van personeel en administratief is het efficiënter”, zegt Frank Horstra van VolkerRail over RailApp. Het besloten transactie- en communicatieplatform biedt een realtime overzicht van de werknemers die bij verschillende partijen in het spoor beschikbaar zijn, en digitaliseert het hele inhuurproces.
Begonnen als inhuurtool voor treinmachinisten in 2015 heeft RailApp inmiddels meer dan 200 partijen die gebruikmaken van de app die spooraannemers, spoorvervoerders, inhuurpartijen, spoorpersoneel en ZZP’ers kan verbinden om het inzetten van personeel en materieel te digitaliseren en vereenvoudigen.
RailApp is bezig om ook in het buitenland uit te breiden en werkt ernaar toe om de applicatie met andere systemen van bedrijven zelf te koppelen en zo het uitwisselen van personeel tussen verschillende partijen nog makkelijker te maken. Rico Perdon, oprichter van RailApp: “We zien bij bijna alle partijen dat er enorme besparingen zijn te realiseren bij het inhuren van personeel. De bedrijfseigen processen zijn vaak verregaand gedigitaliseerd maar op het moment dat er extern wordt ingehuurd is dat vaak niet het geval. Door RailApp te gebruiken wordt het dagelijkse inhuurproces qua aanvragen, grip en administratieve afhandeling in één keer heel efficiënt en transparant.”
Digitale marktplaats
Spooraannemer VolkerRail gebruikt RailApp al langere tijd, en sinds twee jaar op ruime schaal onder hun leveranciers, vertelt Frank Horstra, hoofd in- en verhuur van VolkerRail. Ze hebben nu rond de 30 partijen die zijn toegevoegd aan RailApp waarmee er personeel ingezet wordt, “daarmee beslaat het zo’n 80 of 90 procent van ons inhuurvolume aan monteurs en veiligheidspersoneel“, aldus Horstra. Hij vergelijkt het met een besloten digitale marktplaats. “Eerst zat de meerwaarde vooral in de planningsmodule, maar gaandeweg merkten we dat inhuurpartijen ook gecharmeerd zijn van de digitale E-Werkbon.”
Na het werk kan het personeel hun uren registreren, en met een druk op de knop krijgt de financiële administratie van VolkerRail de ondertekende E-Werkbon binnen. “Voor ons als opdrachtgever heeft het het voordeel van een efficiëntere planning, en voor zowel ons als de inhuurpartijen ook voor de administratieve afhandeling.” De ambitie is om de laatste 10 tot 20 procent van de inhuur dit jaar ook via RailApp in te huren, aldus Horstra.
Altijd gecertificeerd personeel
VolkerRail is op dit moment bezig om de certificaten van het ingehuurd personeel in te voeren, zodat de planners als er een monteur nodig is die bepaalde diploma’s of certificaten moet hebben dat direct op kunnen zoeken in RailApp. “Zo is het aantoonbaar dat er altijd gecertificeerd personeel ingezet wordt.”
Na een proefperiode van een jaar maakt ook Strukton sinds vorig jaar vast gebruik van RailApp. Albert Nieuwenhuis, manager kabels en leidingen van Strukton: “We hebben een aantal vaste inhuurbedrijven in RailApp gekoppeld om ploegen te leveren. Naast het plannen is er bijkomend voordeel voor de financiële afdeling, zij kunnen bijvoorbeeld controles doen of het aantal mensen klopt. Ten opzichte van hoe het hiervoor ging is het op voorhand in kunnen plannen van mensen voordelig.” Van tevoren was er vroeger veel minder goed zicht op welke mensen er kwamen voor een project, en de ondertekende werkbonnen kwamen een stuk later, aldus Nieuwenhuis.
Materieel en veiligheidspersoneel
Ook voor het inzetten van materiaalstukken voor het spoor en ook voor benodigd veiligheidspersoneel wordt RailApp gebruikt, vertelt Albert Nieuwenhuis. Daarnaast kunnen er als er veel werk is bijvoorbeeld ploegen die goed bevallen vastgezet worden voor een halfjaar. “We komen er achter dat je er veel mee kunt, het is niet alleen maar inhuren van mensen, maar ook financieel is het handig met het afhandelen van de administratie.”
Werkzaam in de veiligheid is Joost van Rijn van UR Consultant, erkend werkplekbeveiligingsbedrijf: “Wij zetten mensen in voor de spoorveiligheid, en gebruiken RailApp ongeveer twee jaar. Intussen zijn er in het systeem ook optimalisaties doorgevoerd die bepaalde handelingen net wat handiger maken, zo kun je nu bovenaan het personeel zetten dat het beste bevalt en deze zo terugvinden, en kun je handige informatie zoals telefoonnummers in een notitie toevoegen”.
Voor een middenpartij als UR Consultant, dat naast eigen personeel veel externe mensen inzet, is het volgens van Rijn “hoe meer partijen er aangesloten zijn bij RailApp, hoe handiger”. Hij legt uit dat het geen eis is voor de ZZP’ers die ze inhuren om gebruikt te maken van RailApp, maar bevelen het wel aan. “Voor ons is het heel handig plannen, het scheelt een hoop gedoe.”
Uitbreiding buiten Nederland
Tot nu toe zijn het vooral Nederlandse bedrijven die RailApp gebruiken, maar ook daarbuiten komt het nu van de grond in België, Duitsland en Oostenrijk. Het Oostenrijkse DPB Rail Infra werkt sinds maart afgelopen jaar met RailApp, vertelt bedrijfsleider Christian Maier. “De eerste paar maanden liepen we een testperiode, en daarna hebben we een contract afgesloten en gebruiken we het voluit voor het inzetten van personeel en materieel voor het spooronderhoud dat we doen.”
Vooral voor het inzetten van materieel en de benodigde documentatie voor het personeel dat machines voor spooronderhoud bedient is voor het bedrijf een reden om de software te gebruiken. Momenteel alleen voor het eigen personeel: “voor zover ik weet zijn we de eerste in Oostenrijk die RailApp gebruiken, maar dat kan natuurlijk veranderen”, zegt Maier.
Rico Perdon van RailApp: “Na onze oprichting in 2015 zijn we de eerste jaren gestaag gegroeid maar zeker de laatste jaren hebben we in hoog tempo nieuwe klanten mogen aansluiten. Daardoor zijn we de laatste jaren steeds verdubbeld in het aantal gebruikers. Ook voor 2021 verwachten we een sterke verdere groei in met name Nederland, Duitsland en Oostenrijk naast uiteraard verdere uitbreiding van diverse functionaliteiten.”
Lees ook:
