De bijzondere dubbelfunctie van de voestalpine Track Solutions Netherlands webshop
Bestellingen voor materialen en producten plaatsen via een volledig geautomatiseerd en gestroomlijnd proces is nog niet heel vanzelfsprekend in de spoorsector. Toch zet voestalpine Track Solutions Netherlands B.V. via zijn E-Commerce Competence Centre al jaren stappen op dat gebied. Mede daardoor is de webshop van het bedrijf inmiddels uitgegroeid tot “een belangrijke informatiehub van Nederland voor het spoor”, zegt Maarten Snijder, Product Owner E-Commerce, in gesprek met SpoorPro. Hij legt uit wat er zoal mogelijk is en waar de efficiëntieslag te realiseren valt.
In de auto-industrie is het heel normaal dat bedrijven elektronisch documenten uitwisselen, bijvoorbeeld orders, bevestigingen en rekeningen. Dat is mogelijk doordat bedrijven onderling met dezelfde standaard voor uitwisseling werken. Dat proces van uitwisseling wordt ook wel electronic data interchange (EDI) genoemd.
“Daar hoef je in de bouw niet mee aan te komen. Daar zijn de eisen voor de materialen veel specifieker of zijn op maat gemaakte producten nodig. Dat vergt veel e-mailverkeer en het proces is lastig te automatiseren, omdat veel nog op papier staat. Toch zetten we wel degelijk flinke stappen om het allemaal digitaal te gaan doen”, zegt Snijder. “Ondanks dat EDI nog niet echt doorgevoerd is in de bouw, is het ons inmiddels wel gelukt om 30 procent van onze orderregels digitaal te verwerken. Dat is voor optimalisatiedoeleinden en om onze dienstverlening te verbeteren, maar ook om een stukje kostenbesparing te realiseren. De administratieve afhandeling is hiermee een stuk minder. Zowel aan onze kant als voor de klant”.
Adviserende rol
De eerste beweging in de richting van EDI kwam in 2014 op gang via een pilotproject. Tijdens de proef bleken er nog veel beperkingen en technologische haken en ogen aan de digitaliseringsslag te zitten. “Wat de klant in zijn systeem bestelt, en wat jij in jouw systeem ontvangt, dat moet gewoon hetzelfde zijn”, aldus Snijder. “Dat betekent dat er voor ons een grote adviserende rol ligt, omdat wij veel kennis op het gebied van regelgeving hebben en van bepaalde materiaalcombinaties die toegepast mogen worden. Het idee dat de klant zo maar al die dingen weet en gewoon alles in één keer correct bestelt, dat is niet realistisch.”
De vooruitgang van de laatste jaren zit hem dan ook in de communicatiemogelijkheden binnen de systemen. “We kunnen veel meer data en veel meer kennis delen via de systemen”, gaat Snijder verder. “En het meest logische uitvloeisel daarvan is een webshop: railpro.online. Je hoeft maar een heel klein deel te weten van wat je zoekt. Want de zoekmachine van de webshop vindt het product dat je nodig hebt. En die vertelt je meteen wat de prijs is, wat de eenheid is, het gewicht, de levertijd en welke transportmethodes er zijn om dat te leveren.”
Dubbelfunctie
Doordat er zoveel informatie over de producten beschikbaar is, is de webshop uitgegroeid tot “een belangrijke informatiehub van Nederland voor het spoor”. Daarmee vervult de webshop tevens een dubbelfunctie: webwinkel en dataportal.
Er zijn dan ook bedrijven die blijkbaar vooral komen kijken naar de informatie die beschikbaar is. “We zien geregistreerde gebruikers productnummers, prijzen, afmetingen, gewichten en regelgevingscertificaten kopiëren. Dat kunnen ze gebruiken om in een inkoopsysteem te plakken. Of in een projectplan. Het beschikbaar hebben van die informatie is een belangrijk deel van onze dienstverlening”, aldus Snijder.
Een ander aspect van die dienstverlening is het ontzorgen van klanten wat warehouse management betreft, legt Snijder uit. Doordat voestalpine Track Solutions Netherlands B.V. op verschillende locaties in Nederland zogeheten satellietmagazijnen heeft, ontstaat er wat het bedrijf voorraad op locatie noemt. Dat betekent tevens dat klanten niet meer hun eigen warehouse management hoeven te doen. Daarnaast liggen er dankzij die voorraden op locatie kansen om de bezorging sneller en soms zelfs gratis te verzorgen. Wat er zoal gekocht wordt? Dat zijn met name de ‘standaard zaken’, zoals spoorstaven, dwarsliggers en bevestigingsmiddelen, maar ook onderhoudsmiddelen,” zegt Snijder.
Hoewel voestalpine Track Solutions Netherlands B.V. de relaties die het met klanten heeft wil omzetten naar digitale relaties omwille van de efficiëntie, effectiviteit en het gemak, gaat dat natuurlijk nooit ten koste van de goede relatie. “We willen vooral het contact onderhouden; de tool is bedoeld om de administratie te verminderen”, besluit Snijder. De doelstelling is om de handmatige administratie met 50 procent te reduceren tegen het einde van 2024.
Lees ook:
