Amsterdam Sloterdijk

Hoofd Rail Sweco: ‘Corona vereist ander leiderschap’

“Corona vraagt om een ander type leiderschap. Het is belangrijker dan ooit dat je als manager betrokken en benaderbaar bent. In coronatijd is er bijvoorbeeld meer aandacht nodig voor de persoonlijke situatie van medewerkers”, zegt Sander Boekee, Business Unit Manager Rail en Stations Bij Sweco, in een interview met SpoorPro.

“In het begin van de coronatijd was het echt schakelen”, blikt het afdelingshoofd terug. “Soms werd er nog wat lacherig gereageerd, maar toen corona echt een serieuze impact op de Nederlandse samenleving betekende, kwam dat toch behoorlijk als een verrassing.”

Hij vertelt dat het ingenieursbureau met Microsoft Teams is gaan werken en het aantal licenties uitbreidde. Collega’s die thuis gingen werken, logden in via een VPN-verbinding. De omslag ging vrij snel, vertelt Boekee. “Na de eerste drie weken waren in totaal 1.200 van de in totaal 1.500 mensen online aan het werk.”

Collega’s betrokken en vitaal houden

Het managementteam zette zijn beste beentje voor om het werken vanuit huis zo prettig mogelijk te maken. “We organiseerden in het begin van de coronacrisis twee keer per week koffiesessies met collega’s om met elkaar bij te praten. Daar was veel aandacht voor sociale aspecten en de thuissituatie van mensen.”

Nieuwe mensen worden ingewerkt door hun teammanager en mentor en krijgen daarbij een ‘eBuddy’ toegewezen, vertelt Boekee. “De eBuddy is iemand die hetzelfde werk doet. Met de eBuddy kan de nieuwe medewerker bespreken waar hij of zij tegenaan loopt. Ze hebben iedere dag een belafspraak van ongeveer vijftien minuten om even bij te praten. Ook kan er gelijk feedback worden gegeven op wat iemand die dag heeft gedaan. Door continu af te stemmen zorgen we dat collega’s betrokken blijven en dat er geen werk verloren gaat.”

Om collega’s vitaal te houden introduceerde Sweco de ‘Walkie Talkie’. “We vroegen daarbij collega’s om teams te installeren op de telefoon. Als ze zich voor deze activiteit opgeven dan worden ze voor de pauze gekoppeld aan een andere collega met wie ze kunnen praten tijdens een lunchwandeling. Daarbij wordt 5 minuten over werk gepraat en daarna gesocialised. Verder heeft een collega wekelijkse yoga- en mindfullness-sessies gegeven via Teams om collega’s te helpen tussendoor te ontspannen.”

“Wanneer we merken dat collega’s vereenzamen, bijvoorbeeld als ze vaak vertellen collega’s te missen, dan zorgen we dat er meer aandacht naar hen uitgaat. Als blijkt dat collega’s niet fijn thuis kunnen werken, proberen we te achterhalen hoe dat komt, en bieden we daarin ondersteuning. We hebben zelfs gemerkt dat sommige collega’s in een isolement kwamen te zitten en fysieke klachten kregen.”

De tekst loopt door onder de foto.

Sander Boekee, Business Unit Manager bij Sweco

Werkplekinspectie

De manager legt uit dat er bij sommige collega’s ook een werkplek inspectie werd gedaan. “Normaal gesproken doen we dit bij werkzaamheden in het spoor, maar in dit geval gingen we bij collega’s thuis langs. Als we zien dat de thuiswerkplek niet ideaal is, dan bieden we medewerkers een volledige werkplek aan, waarbij we een bureau, bureaustoel en monitor bij mensen thuis installeren.”

In sommige gevallen werd geconcludeerd dat de omgeving een negatief effect op het welzijn en de prestaties van de medewerker leidde en dan werd de mogelijkheid besproken om toch een paar dagen op kantoor te werken. Dat gebeurde in overleg met de teammanager. Boekee vertelt dat nu maximaal 10 procent van de medewerkers bij Sweco op kantoor mag werken. Zij kunnen daarvoor online een werkplek boeken.

Begrip tonen naar medewerkers

“Ik denk dat het belangrijkste tijdens een crisis zoals deze, is dat je begrip toont naar medewerkers. Ik heb tijdens meetings heel veel kinderen voorbij zien komen, met name toen de scholen en opvang gesloten waren. Je weet dat het lastig is met kleine kinderen thuis en het is belangrijk om als werkgever de menselijke maat in acht te houden.”

“Een van onze medewerkers werkte eerst vier dagen en vroeg of het goed was om het werk over zes dagen uit te smeren. Dat maakte het mogelijk om het beter te combineren met thuisonderwijs, zodat er voldoende aandacht naar de kinderen kon gaan. We vonden het belangrijk om in deze moeilijke periode een collega zo goed mogelijk vooruit te helpen.”

Voor het boeken van de uren werd er een code aangemaakt voor mensen die vanwege corona niet of minder konden werken, vertelt Boekee. “Op basis van deze gegevens konden we het gesprek met ze aangaan. Ook naar klanten toe hebben we aangegeven medewerkers flexibel en in goed overleg te kunnen inzetten.”

Het gaat uiteindelijk om het bespreekbaar te maken, benadrukt hij. “Ook vanuit één van onze opdrachtgevers ProRail is dat zoveel mogelijk gedaan. Paul Carstens, directeur Procurement bij ProRail, is ook in gesprek gegaan met de ingenieursbureaus. Hij gaf daarbij aan dat ProRail het begreep dat de toen nieuwe situatie lastig was. En gaf aan dat als zaken niet op tijd af zouden komen, we op tijd aan de bel moesten trekken.”

Niet allemaal rozengeur en maneschijn

Het was niet allemaal rozengeur en maneschijn, want er ging ook wel wat mis. Zo wijst Boekee erop dat er bij een opdracht, waarbij meerdere disciplines binnen Sweco samenwerkten, een ontwerpfout werd gemaakt. “Normaal gesproken sta je met collega’s van verschillende afdelingen in een kantoor naar een ontwerp te kijken en heb je gelijk veel overzicht en zie je afwijkingen makkelijker. Omdat de fout pas in een laat stadium ontdekt werd, heeft dit Sweco uiteindelijk zo’n 20.000 euro gekost.”

“Dat het geld heeft gekost is niet het ergste”, vindt hij. “Veiligheid staat op nummer 1, daarnaast is het belangrijk dat een project op klaar is en daarna komt pas de omzet.”

“Met name het op het gebied van integraal werken moeten we weer nieuwe routines aanleren om de veiligheid en effectiviteit van het ontwerp te garanderen. Je ziet dat dit bij een project Bergen, waar ze altijd al op afstand werkten, veel makkelijker wordt opgepakt dan de regulieren ProRail projecten die we vanaf eigen kantoor doen. Het vraagt ook een paradigma shift van onze medewerkers. Daar willen we hen bij helpen.”

Een ander gemis van de coronaperiode waar Boekee op wijst is dat jonge collega’s niet terecht konden voor cursussen bij Railcenter. Railcenter is inmiddels weer geopend, maar heeft een wachtlijst tot volgend jaar september.

“Normaal gesproken sturen we nieuwe collega’s naar een zesdaagse basiscursus. Daar krijgen ze een introductie over de baan en het spoor, de energievoorziening en treinbeveiliging. Als een nieuwe collega nu wil weten wat bijvoorbeeld een dwergsein is, dan moet hij dat zelf op internet op zoeken.”

Volgens Boekee zijn alle managers bij Sweco gecoacht via een interne coachpool. “Wat je bijvoorbeeld ziet is dat nieuwe mensen ‘zichzelf willen laten zien’ en dat het moeilijk is om dit in coronatijd voldoende te doen. We maken dit vervolgens bespreekbaar, zodat ze niet gaan twijfelen over of ze het goed genoeg doen.”

Ander leiderschap

Corona vraagt om ander leiderschap, benadrukt hij. “Je denkt constant na over hoe je om moet gaan met een bepaalde situatie en probeert daarbij zo goed mogelijk maatwerk te leveren. Je denkt na over wat je kunt doen aan een bepaalde situatie en hoe je een medewerker hiermee kunt helpen.”

Als er wijziging was in het beleid planden we een vergadering in met managers. Daarbij bespraken wat je wel en niet kunt doen met een team. Zo hebben teams online escape rooms, pub quizzen en distance disco’s samen gedaan. Ook is een van de teams toen het weer kon met elkaar een survivalrun gaan doen.

“Het is belangrijk dat je als manager betrokken en benaderbaar bent. In coronatijd is er meer dan ooit aandacht voor de persoonlijke situatie van medewerkers. Het is verleidelijk om thuis van ‘s ochtends vroeg tot ‘s avonds laat door te werken, maar ontspanning is ook erg belangrijk. Op kantoor maak je wat sneller een praatje bij de koffieautomaat.”

Menselijke aspecten

“Bij vergaderingen doen we ook regelmatig een ‘check in’ en ‘check out’ om aandacht te hebben voor de menselijke aspecten. Het is bijvoorbeeld belangrijk om duidelijk te maken wat we gaan doen bij overleggen, zodat iedereen zich betrokken voelt en een bijdrage kan leveren.”

“Gelukkig valt het ziekteverzuim tot nu toe mee. We zien dat collega’s weer op vakantie gaan. Bij sommigen zien we nog veel verlof staan, maar dan stimuleren we ze om vrij te nemen.” Zo vertelt hij dat collega’s werd gestimuleerd om de maandag voor Koningsdag, dat jaar op een dinsdag viel, erbij te pakken zodat ze een extra lang weekend hadden.

Omzetstijging

“Uiteindelijk zijn we als bedrijf de coronatijd goed doorgekomen. We hebben in 2020 zelfs meer omzet gedraaid dan het jaar ervoor.” De gerealiseerde omzet van Sweco Nederland steeg in 2020 naar 197.1 mln euro (2019: 194.2 mln euro) en de EBITA-marge naar 8,3 procent (2019: 7,0).

“We hebben ons snel weten aan te passen aan de nieuwe situatie door samen te werken, en hebben onder meer hogere klanttevredenheid en een grotere orderportefeuille dan voorheen. Resultaten die ons aanmoedigen zo door te gaan in onze ambitie elke dag beter te worden. Ook hebben we jonge mensen aangenomen, wat niet vanzelfsprekend is in deze tijd.”

“Daarnaast heeft onze railafdeling verschillende aanbestedingen gewonnen, wat een mooie opsteker is. Zo hebben we onder andere realisatiecontracten Spoorzone Ede en Westhaven en het engineeringscontract Treinbeveiligingsobjecten Zwolle – Wierden en Zwolle – Kampen gewonnen. Als je kijkt hoeveel beroepsgroepen zijn geraakt door corona, dan mogen wij van geluk spreken dat het allemaal doorloopt.”

Organisatie

Sweco telt in totaal 17.500 medewerkers verdeeld over de Sweco-landen. Nederland, Belgie, Estland, Polen, Finland, Duitsland, Zweden, Denemarken, Noorwegen, Tsjechië, het Verenigd Koninkrijk en Litouwen. Het totaal aantal mensen dat zich bezighoudt met rail is 1.700. In Nederland werken in totaal 1.500 medewerkers, waarvan 120 personen op de railafdeling.

De internationale kennis biedt volgens Boekee diverse voordelen. “We hebben bijvoorbeeld voor de kennisalliantie ERTMS hulp gevraagd van onze Zweedse collega’s. Daar loopt het programma wat achter, waardoor we wat capaciteit naar hier konden halen.”

Sweco is Europa’s grootste architecten- en ingenieursadviesbureau, met een omzet van circa 2 miljard euro en genoteerd aan de Nasdaq Stockholm.

Auteur: Marieke van Gompel

Marieke van Gompel is redacteur van SpoorPro en algemeen hoofdredacteur van ProMedia Group.

Reageer ook

Nog maximaal tekens

Log in via een van de volgende social media partners om je reactie achter te laten.

Hoofd Rail Sweco: ‘Corona vereist ander leiderschap’ | SpoorPro.nl
Amsterdam Sloterdijk

Hoofd Rail Sweco: ‘Corona vereist ander leiderschap’

“Corona vraagt om een ander type leiderschap. Het is belangrijker dan ooit dat je als manager betrokken en benaderbaar bent. In coronatijd is er bijvoorbeeld meer aandacht nodig voor de persoonlijke situatie van medewerkers”, zegt Sander Boekee, Business Unit Manager Rail en Stations Bij Sweco, in een interview met SpoorPro.

“In het begin van de coronatijd was het echt schakelen”, blikt het afdelingshoofd terug. “Soms werd er nog wat lacherig gereageerd, maar toen corona echt een serieuze impact op de Nederlandse samenleving betekende, kwam dat toch behoorlijk als een verrassing.”

Hij vertelt dat het ingenieursbureau met Microsoft Teams is gaan werken en het aantal licenties uitbreidde. Collega’s die thuis gingen werken, logden in via een VPN-verbinding. De omslag ging vrij snel, vertelt Boekee. “Na de eerste drie weken waren in totaal 1.200 van de in totaal 1.500 mensen online aan het werk.”

Collega’s betrokken en vitaal houden

Het managementteam zette zijn beste beentje voor om het werken vanuit huis zo prettig mogelijk te maken. “We organiseerden in het begin van de coronacrisis twee keer per week koffiesessies met collega’s om met elkaar bij te praten. Daar was veel aandacht voor sociale aspecten en de thuissituatie van mensen.”

Nieuwe mensen worden ingewerkt door hun teammanager en mentor en krijgen daarbij een ‘eBuddy’ toegewezen, vertelt Boekee. “De eBuddy is iemand die hetzelfde werk doet. Met de eBuddy kan de nieuwe medewerker bespreken waar hij of zij tegenaan loopt. Ze hebben iedere dag een belafspraak van ongeveer vijftien minuten om even bij te praten. Ook kan er gelijk feedback worden gegeven op wat iemand die dag heeft gedaan. Door continu af te stemmen zorgen we dat collega’s betrokken blijven en dat er geen werk verloren gaat.”

Om collega’s vitaal te houden introduceerde Sweco de ‘Walkie Talkie’. “We vroegen daarbij collega’s om teams te installeren op de telefoon. Als ze zich voor deze activiteit opgeven dan worden ze voor de pauze gekoppeld aan een andere collega met wie ze kunnen praten tijdens een lunchwandeling. Daarbij wordt 5 minuten over werk gepraat en daarna gesocialised. Verder heeft een collega wekelijkse yoga- en mindfullness-sessies gegeven via Teams om collega’s te helpen tussendoor te ontspannen.”

“Wanneer we merken dat collega’s vereenzamen, bijvoorbeeld als ze vaak vertellen collega’s te missen, dan zorgen we dat er meer aandacht naar hen uitgaat. Als blijkt dat collega’s niet fijn thuis kunnen werken, proberen we te achterhalen hoe dat komt, en bieden we daarin ondersteuning. We hebben zelfs gemerkt dat sommige collega’s in een isolement kwamen te zitten en fysieke klachten kregen.”

De tekst loopt door onder de foto.

Sander Boekee, Business Unit Manager bij Sweco

Werkplekinspectie

De manager legt uit dat er bij sommige collega’s ook een werkplek inspectie werd gedaan. “Normaal gesproken doen we dit bij werkzaamheden in het spoor, maar in dit geval gingen we bij collega’s thuis langs. Als we zien dat de thuiswerkplek niet ideaal is, dan bieden we medewerkers een volledige werkplek aan, waarbij we een bureau, bureaustoel en monitor bij mensen thuis installeren.”

In sommige gevallen werd geconcludeerd dat de omgeving een negatief effect op het welzijn en de prestaties van de medewerker leidde en dan werd de mogelijkheid besproken om toch een paar dagen op kantoor te werken. Dat gebeurde in overleg met de teammanager. Boekee vertelt dat nu maximaal 10 procent van de medewerkers bij Sweco op kantoor mag werken. Zij kunnen daarvoor online een werkplek boeken.

Begrip tonen naar medewerkers

“Ik denk dat het belangrijkste tijdens een crisis zoals deze, is dat je begrip toont naar medewerkers. Ik heb tijdens meetings heel veel kinderen voorbij zien komen, met name toen de scholen en opvang gesloten waren. Je weet dat het lastig is met kleine kinderen thuis en het is belangrijk om als werkgever de menselijke maat in acht te houden.”

“Een van onze medewerkers werkte eerst vier dagen en vroeg of het goed was om het werk over zes dagen uit te smeren. Dat maakte het mogelijk om het beter te combineren met thuisonderwijs, zodat er voldoende aandacht naar de kinderen kon gaan. We vonden het belangrijk om in deze moeilijke periode een collega zo goed mogelijk vooruit te helpen.”

Voor het boeken van de uren werd er een code aangemaakt voor mensen die vanwege corona niet of minder konden werken, vertelt Boekee. “Op basis van deze gegevens konden we het gesprek met ze aangaan. Ook naar klanten toe hebben we aangegeven medewerkers flexibel en in goed overleg te kunnen inzetten.”

Het gaat uiteindelijk om het bespreekbaar te maken, benadrukt hij. “Ook vanuit één van onze opdrachtgevers ProRail is dat zoveel mogelijk gedaan. Paul Carstens, directeur Procurement bij ProRail, is ook in gesprek gegaan met de ingenieursbureaus. Hij gaf daarbij aan dat ProRail het begreep dat de toen nieuwe situatie lastig was. En gaf aan dat als zaken niet op tijd af zouden komen, we op tijd aan de bel moesten trekken.”

Niet allemaal rozengeur en maneschijn

Het was niet allemaal rozengeur en maneschijn, want er ging ook wel wat mis. Zo wijst Boekee erop dat er bij een opdracht, waarbij meerdere disciplines binnen Sweco samenwerkten, een ontwerpfout werd gemaakt. “Normaal gesproken sta je met collega’s van verschillende afdelingen in een kantoor naar een ontwerp te kijken en heb je gelijk veel overzicht en zie je afwijkingen makkelijker. Omdat de fout pas in een laat stadium ontdekt werd, heeft dit Sweco uiteindelijk zo’n 20.000 euro gekost.”

“Dat het geld heeft gekost is niet het ergste”, vindt hij. “Veiligheid staat op nummer 1, daarnaast is het belangrijk dat een project op klaar is en daarna komt pas de omzet.”

“Met name het op het gebied van integraal werken moeten we weer nieuwe routines aanleren om de veiligheid en effectiviteit van het ontwerp te garanderen. Je ziet dat dit bij een project Bergen, waar ze altijd al op afstand werkten, veel makkelijker wordt opgepakt dan de regulieren ProRail projecten die we vanaf eigen kantoor doen. Het vraagt ook een paradigma shift van onze medewerkers. Daar willen we hen bij helpen.”

Een ander gemis van de coronaperiode waar Boekee op wijst is dat jonge collega’s niet terecht konden voor cursussen bij Railcenter. Railcenter is inmiddels weer geopend, maar heeft een wachtlijst tot volgend jaar september.

“Normaal gesproken sturen we nieuwe collega’s naar een zesdaagse basiscursus. Daar krijgen ze een introductie over de baan en het spoor, de energievoorziening en treinbeveiliging. Als een nieuwe collega nu wil weten wat bijvoorbeeld een dwergsein is, dan moet hij dat zelf op internet op zoeken.”

Volgens Boekee zijn alle managers bij Sweco gecoacht via een interne coachpool. “Wat je bijvoorbeeld ziet is dat nieuwe mensen ‘zichzelf willen laten zien’ en dat het moeilijk is om dit in coronatijd voldoende te doen. We maken dit vervolgens bespreekbaar, zodat ze niet gaan twijfelen over of ze het goed genoeg doen.”

Ander leiderschap

Corona vraagt om ander leiderschap, benadrukt hij. “Je denkt constant na over hoe je om moet gaan met een bepaalde situatie en probeert daarbij zo goed mogelijk maatwerk te leveren. Je denkt na over wat je kunt doen aan een bepaalde situatie en hoe je een medewerker hiermee kunt helpen.”

Als er wijziging was in het beleid planden we een vergadering in met managers. Daarbij bespraken wat je wel en niet kunt doen met een team. Zo hebben teams online escape rooms, pub quizzen en distance disco’s samen gedaan. Ook is een van de teams toen het weer kon met elkaar een survivalrun gaan doen.

“Het is belangrijk dat je als manager betrokken en benaderbaar bent. In coronatijd is er meer dan ooit aandacht voor de persoonlijke situatie van medewerkers. Het is verleidelijk om thuis van ‘s ochtends vroeg tot ‘s avonds laat door te werken, maar ontspanning is ook erg belangrijk. Op kantoor maak je wat sneller een praatje bij de koffieautomaat.”

Menselijke aspecten

“Bij vergaderingen doen we ook regelmatig een ‘check in’ en ‘check out’ om aandacht te hebben voor de menselijke aspecten. Het is bijvoorbeeld belangrijk om duidelijk te maken wat we gaan doen bij overleggen, zodat iedereen zich betrokken voelt en een bijdrage kan leveren.”

“Gelukkig valt het ziekteverzuim tot nu toe mee. We zien dat collega’s weer op vakantie gaan. Bij sommigen zien we nog veel verlof staan, maar dan stimuleren we ze om vrij te nemen.” Zo vertelt hij dat collega’s werd gestimuleerd om de maandag voor Koningsdag, dat jaar op een dinsdag viel, erbij te pakken zodat ze een extra lang weekend hadden.

Omzetstijging

“Uiteindelijk zijn we als bedrijf de coronatijd goed doorgekomen. We hebben in 2020 zelfs meer omzet gedraaid dan het jaar ervoor.” De gerealiseerde omzet van Sweco Nederland steeg in 2020 naar 197.1 mln euro (2019: 194.2 mln euro) en de EBITA-marge naar 8,3 procent (2019: 7,0).

“We hebben ons snel weten aan te passen aan de nieuwe situatie door samen te werken, en hebben onder meer hogere klanttevredenheid en een grotere orderportefeuille dan voorheen. Resultaten die ons aanmoedigen zo door te gaan in onze ambitie elke dag beter te worden. Ook hebben we jonge mensen aangenomen, wat niet vanzelfsprekend is in deze tijd.”

“Daarnaast heeft onze railafdeling verschillende aanbestedingen gewonnen, wat een mooie opsteker is. Zo hebben we onder andere realisatiecontracten Spoorzone Ede en Westhaven en het engineeringscontract Treinbeveiligingsobjecten Zwolle – Wierden en Zwolle – Kampen gewonnen. Als je kijkt hoeveel beroepsgroepen zijn geraakt door corona, dan mogen wij van geluk spreken dat het allemaal doorloopt.”

Organisatie

Sweco telt in totaal 17.500 medewerkers verdeeld over de Sweco-landen. Nederland, Belgie, Estland, Polen, Finland, Duitsland, Zweden, Denemarken, Noorwegen, Tsjechië, het Verenigd Koninkrijk en Litouwen. Het totaal aantal mensen dat zich bezighoudt met rail is 1.700. In Nederland werken in totaal 1.500 medewerkers, waarvan 120 personen op de railafdeling.

De internationale kennis biedt volgens Boekee diverse voordelen. “We hebben bijvoorbeeld voor de kennisalliantie ERTMS hulp gevraagd van onze Zweedse collega’s. Daar loopt het programma wat achter, waardoor we wat capaciteit naar hier konden halen.”

Sweco is Europa’s grootste architecten- en ingenieursadviesbureau, met een omzet van circa 2 miljard euro en genoteerd aan de Nasdaq Stockholm.

Auteur: Marieke van Gompel

Marieke van Gompel is redacteur van SpoorPro en algemeen hoofdredacteur van ProMedia Group.

Reageer ook

Nog maximaal tekens

Log in via een van de volgende social media partners om je reactie achter te laten.